איך מחשבים רווח בעסק? מה חשוב לדעת לאורך הדרך

נקודות מרכזיות:

• הדרך לרווחיות מתחילה עוד לפני פתיחת העסק, באמצעות הערכת ההכנסות האפשריות, חישוב ההוצאות הצפויות ובניית תחזית כלכלית.

• הכנסות שמתחילות להיכנס בחודשים הראשונים עדיין אינן מעידות בהכרח על רווח, מאחר שיש להביא בחשבון גם הוצאות, מסים והתחייבויות שטרם שולמו.

• כדי להבין אם העסק מתקדם לעבר רווחיות, חשוב לבחון את ההכנסות וההוצאות לאורך זמן ולא להסתמך על חודש מוצלח אחד.

העסק נהפך לרווחי כאשר ההכנסות מכסות באופן עקבי את כלל ההוצאות וההתחייבויות, ולאחר מכן נשאר עודף. אך האם כל שקל שנכנס לעסק הוא רווח? בעלי עסקים רבים בתחילת הדרך נופלים במלכודת הזו - ואינם יודעים להבדיל בין הכנסות לרווחים. אם פתחתם עסק וההכנסות כבר מתחילות לזרום, מדובר כמובן בחדשות טובות, אבל זה עדיין לא אומר שהעסק רווחי. הרווח נוצר רק אחרי שיש מספיק הכנסות כדי לקזז את ההוצאות, ונשאר עודף - אותו אפשר לקחת הביתה. 

"כבעלי עסקים, הרבה פעמים אנחנו מסתכלים על הכסף שנכנס לחשבון וחושבים לעצמנו: 'וואו, היה חודש מצוין'", אומר על כך עומר קליר, רו"ח ובעל משרד לראיית חשבון בסרטונו במתחם Open for Business באתר מאקו. "אבל אז מגיעים המע"מ, מס הכנסה, הביטוח הלאומי, הוצאות שנדחו - ופתאום מבינים שלא כל הכסף הזה באמת נשאר אצלנו". אז הנה כמה דברים שכל עצמאי צריך להבין - כדי לדעת כמה באמת הוא הרוויח.

לפני שמתחילים: איך מעריכים את הרווח הצפוי?

לדברי קליר, הדבר הראשון שיש לעשות כדי להבין מתי העסק צפוי להיות רווחי, הוא "לערוך תכנון והיכרות עם המספרים הצפויים של העסק. בעל עסק צריך לשלוט בהכנסות ובהוצאות הצפויות, ולדעת לעדכן את התחזית תוך כדי תנועה. כל זה הוא הבסיס להיתכנות של העסק, ועל בסיס זה ניתן לחשב ולתכנן את תשלומי המיסים הצפויים, ולהימנע מהפתעות לא נעימות בסוף השנה". כדי להעריך מתי העסק עשוי להתחיל לייצר רווח, ניתן לבנות תחזית לפי השלבים הבאים:

• הערכת ההכנסות האפשריות: כמה שעות העסק יוכל לפעול מדי יום ומדי שבוע? כמה מוצרים או שירותים ניתן יהיה לספק? מה יהיה הביקוש הצפוי והאם הוא יעלה עם הזמן? ומה טווח המחירים הסביר? התשובות לשאלות הללו משתנות בין עסק לעסק, בין מיקומים גיאוגרפיים שונים וכמובן לפי מאפיינים אישיים כמו ניסיון, מידת הפניות לעבודה ועוד. 

• חישוב ההוצאות הצפויות: כשבודקים כמה כסף יעלה לנו להקים את העסק ולתפעל אותו, צריך להביא בחשבון שורה ארוכה של גורמים: עלויות ההקמה, בין אם מדובר בבניית מיקום פיזי, בשיווק ראשוני וברכישת ציוד; ההוצאות הקבועות - כמו שכר דירה, שכר לעובדים, פרסום שוטף וחומרי גלם; הוצאות משתנות; וכן תשלומי מסים, ביטוחים וכן הלאה.

• תחזית רווח בהתאם להכנסות ולהוצאות הצפויות: לאחר שהערכנו כמה כסף ייכנס וכמה ייצא, נבדוק לכמה רווח בערך אפשר לצפות. זה גם הרגע המתאים לבדוק האם העסק נראה לנו כדאי מבחינה כלכלית, או שאולי צריך לשנות את אחד האלמנטים במשוואה: לנסות לצמצם בהוצאות, או להעלות את ההכנסות. 

החודשים הראשונים: למה הכנסות עדיין לא מעידות על רווח?

בחודשים הראשונים לפעילות, בעלי עסקים רבים מתרגשים לראות את ההכנסות שמתחילות להגיע לחשבון הבנק. אבל זה גם רגע מסוכן: ההוצאות מצטברות גם הן, וחלקן לא יורדות מיד מהחשבון, כמו לדוגמה תשלומים דחויים לספקים, או מסים שיורדים רק לאחר הכנת הדוח השנתי. התייחסות לכסף שנשאר בחשבון כאל רווח או כסף פנוי, עלולה לגרום לכך שהעסק יוציא יותר מכפי יכולתו, וייקלע לגירעון כשההתחייבויות יהפכו משורה על הנייר, למציאות בחשבון.

המשמעות היא שגם חודש או חודשיים של הכנסות גבוהות לא מעידים על רווחיות של העסק. כדי לדעת שאכן העסק רווחי, צריך לבחון את התמונה הפיננסית לאורך תקופה של יותר מכמה חודשים ולעקוב אחרי קו המגמה. חשוב לזכור לקזז מכלל ההכנסות את כל ההוצאות - מיידיות ועתידיות - כדי לדעת מה באמת קורה. 

מתי העסק נהפך לרווחי?

אחד הסימנים הראשונים לכך שהעסק מגיע לשלב הרווחיות הוא זרם הכנסות שנהפך ליציב וצפוי יותר - בלי הפתעות ושינויים דרמטיים מדי חודש. הסימן החשוב ביותר הוא כאשר ההכנסות מכסות את כל ההוצאות, הקבועות והמשתנות, באופן עקבי, ואף מאפשרות להשאיר כסף בצד לטובת התחייבויות עתידיות כמו תשלומי מס, אך עדיין נשאר עודף משמעותי - הרווח של בעל העסק. 

לא כל עסק יגיע לנקודה הזו, וגם אלה שכן - יעשו זאת בזמנים שונים, בהתאם לתחום הפעילות, היקף ההשקעה הראשונית, קצב גיוס הלקוחות, מודל התמחור, יעילות הגבייה ועוד. לכן, חשוב לשמור על ציפיות ריאליות שמותאמות למאפיינים הספציפיים של העסק, ולהתאזר בסבלנות. עם זאת, אם לאורך זמן המאזן עדיין שלילי, כנראה שצריך לבצע שינויים - ולחשב מסלול מחדש. 

איך שומרים על תמונה ברורה של הרווח בעסק ומדוע הפרדה בין חשבון עסקי וחשבון פרטי חשובה?

לדברי רו"ח קליר, "חשבון עסקי וחשבון פרטי - חשוב להפריד ביניהם. עצמאים רואים כסף בחשבון ומרגישים שהוא כולו שלהם, אבל בפועל חלק ממנו כבר שייך למיסים". ואכן, כשההכנסות מהעסק מגיעות לחשבון הבנק האישי, ממנו יורדות הוצאות משק הבית, קשה לעקוב ולהבין כמה כסף נשאר בעסק, והאם יש כיסוי מספיק להתחייבויות של העסק ושל הבית גם יחד. 

בישראכרט לעסקים, מציעים חשבון חוץ-בנקאי המיועד לעסק בלבד, בהפרדה מהחשבון האישי. רו"ח קליר מסביר כי החשבון העסקי החוץ-בנקאי של ישראכרט מאפשר "לנהל את התזרים של העסק, לעקוב אחר תנועות בחשבון, לסלוק ולקבל את התשלומים, להפיק חשבוניות, וכמובן להשאיר בצד כספים עבור תשלומי המיסים".

בשורה התחתונה, רווחיות היא תהליך שמתחיל בשלב התכנון, נבחן בחודשים הראשונים ומתבסס לאורך זמן באמצעות מעקב אחר ההכנסות, ההוצאות וההתחייבויות. היכרות עם המספרים, תכנון מראש, מעקב שוטף וסבלנות מאפשרים להבין בצורה מפוכחת מתי העסק מתחיל להחזיר את ההשקעה, מתי אפשר לצפות לרווח ומתי נדרש אורך רוח, או כפי שמסכם זאת רו"ח קליר - "כשמבינים את המספרים בזמן, מקבלים החלטות טובות יותר ומנהלים את העסק בצורה רגועה וחכמה יותר".