סדנאות, חוגים והרצאות: איך הופכים את התחום שלך לעסק של הדרכה?

נקודות מרכזיות

• לפני שמתחילים, כדאי להגדיר מה מלמדים, למי ובאיזה פורמט, ולבחור מקום שמתאים לסוג הפעילות ולקהל.

• בתמחור סדנה, קורס או חוג חשוב להביא בחשבון גם זמן הכנה, שכירות, ציוד, חומרים ושיווק.

• ניהול מסודר של הרשמה, משתתפים ומועדי תשלום יכול להקל על ההתנהלות ככל שהפעילות גדלה.

• את דרך הגבייה כדאי להתאים למודל הפעילות: תשלום חד-פעמי לסדנאות והרצאות או חיוב חוזר לפעילות קבועה.

יש האומרים שאין דרך טובה יותר ללמוד משהו מאשר להסביר אותו למישהו אחר - ובעלי מקצוע רבים יכולים להעיד כי גם אחרי שנים בתחום העיסוק שלהם, הדרכה ולימוד של אנשים אחרים עוזרים להם להעמיק את הידע, לשכלל את המיומנויות שלהם ובעיקר, להבין מדוע הם נמצאים בתחום הזה ומה הם אוהבים בו.

בונוס הוא שמדובר כמובן בעוד אפיק הכנסה לעסק - חוגים, סדנאות, קורסים והרצאות נשענים על הידע שבעל העסק כבר רכש, ועוזרים לו להפיק מהידע הזה ערך בדרך נוספת, בין אם מדובר בהרחבת העסק הקיים או בשינוי כיוון של ממש. ואולם, לא תמיד קל להבין כיצד לקחת את המיומנות המקצועית שכבר קיימת, ולהעביר אותה הלאה, לקהלים שונים ובדרכים מגוונות. בכתבה זו נציע כיצד לעשות זאת, ונסביר אילו החלטות חשוב לקבל - ומה צריך לזכור בהמשך הדרך. 

איך בונים פעילות הדרכה?

בתהליך החשיבה והתכנון, חשוב שתבדקו עם עצמכם מה בדיוק אתם הולכים ללמד, את מי, ולא פחות חשוב - איפה. הנה כמה נקודות למחשבה:

מה מלמדים ומי הקהל?

השלב הראשון הוא להגדיר במדויק מה רוצים ללמד ובאיזה היקף.  נגיעה קטנה בתחום העיסוק שלכם לקהל של מתחילים וחובבים, העמקה באחד הצדדים שלו ושיפור מיומנויות למי שכבר עוסק בו או אולי לימוד של מקצוע שלם מאפס? בנוסף, אם אתם מתכננים פעילות קבועה לילדים, חשוב להביא בחשבון את גיל המשתתפים, אורך המפגש המתאים, עבודה מול ההורים, תדירות הפעילות ואופן ההרשמה והתשלום. הגדרת קהל היעד הכרחית גם היא, מבחירת המסר השיווקי ועד לתמחור ולמבנה הפעילות.

מה הפורמט?

האם אתם רוצים להעביר הרצאות חד פעמיות, להזמין משתתפים לסדנה של כמה שעות, לערוך קורס של כמה מפגשים - או לקיים חוג חצי-שנתי או שנתי? הבחירה תלויה בין היתר בכמות התוכן שתרצו להעביר, ובמידת המחויבות שאתם מבקשים מהמשתתפים. הרצאה מתאימה בדרך כלל להעברת ידע לקהל גדול יחסית, בעוד סדנה או קורס מאפשרים תרגול והתקדמות בין מפגש למפגש. אפשר גם להתחיל בקטן, עם הרצאה חד פעמית או מפגשים ספורים, ולהתפתח משם.

איפה מלמדים?

אם כבר יש לכם סטודיו, קליניקה או חלל אחר בו פועל העסק שלכם - אולי יהיה לכם נוח לארח בו סדנה או חוג. במקרים אחרים, אפשר לשכור חלל, למשל במתנ"ס או במרכז קהילתי. יש גם אופציה דיגיטלית - שמאפשרת לכם להעביר את הפעילות מרחוק, ולהרחיב את הקהל ללא מגבלות גיאוגרפיות; וכמובן, ניתן גם להגיע לבתי עסק ולארגונים. 

ספייס, מחיר וגודל

חשוב לבדוק האם המקום נגיש תחבורתית ולבעלי מוגבלויות, האם יש בו חניה; האם יש בו את הציוד שדרוש, האם האקוסטיקה טובה מספיק, האם יש שירותים, מטבחון ואווירה כללית נעימה ולבסוף, האם החלל תואם את התקציב שלכם. אם החלטתם להתחיל להעביר הרצאות בתשלום, תוכלו גם לפנות לארגונים, חברות, עמותות ומסגרות מקצועיות, ולהציע הרצאה שמותאמת לצרכים שלהם.

חלק מהעסק או פעילות חדשה?

לפעמים, קורסים, הדרכות וסדנאות יכולים להשתלב מצוין בעסק הקיים, למשל - צלמת שמחלקת את זמנה בין עבודות צילום לבין הדרכות צילום בטבע, מעצב גרפי שמעביר סדנאות אונליין ועוד. יש הרואים ברכה בתוספת של העניין לעסק הקיים, ויש שמאמצים את עיסוק ההדרכה והופכים אותו למרכזי. לכן חשוב להבין איך הפעילות החדשה משתלבת באופן שמתאים לכם - האם נכון להרחיב את העשייה במסגרת העסק הקיים, או שאולי תמצאו שעדיף לפתוח עסק נוסף עבור הפעילות החדשה - מטעמי שיווק, פרסום או הנהלת חשבונות. 

איך מקימים ומנהלים את הפעילות החדשה?

לאחר שביררנו מי הקהל שלנו, מה נלמד והיכן נעשה זאת - הגיע הזמן להתקדם לצעדים המעשיים:

תמחור: כשמתמחרים סדנה, חשוב לזכור שהעלות כוללת רכיבים שמעבר לשעות החוג או הסדנא עצמן: הכנת השיעור, שכירות, ציוד וחומרים, שיווק וכו'. כשמדובר בקורסים וחוגים שכוללים יותר ממפגש אחד, צריך גם להחליט על אופן הגבייה - האם תרצו שישלמו לכם מראש על כל המפגשים, בתשלומים, או במודל של חיוב חוזר, למשל, כל חודש. מערכות ניהול דיגיטליות יכולות להקל על הצורך במעקב וניהול הגבייה - למשל, על ידי הגדרת סכום תשלום כולל עבור הקורס, או תשלום חודשי מתחדש.

פרסום והרשמה:

כדאי להתחיל מהמקומות שבהם הקהל שלנו כבר נמצא - לפרסם ללקוחות קיימים, ברשימות תפוצה, בעמודי הסושיאל שלנו וגם בקהילה המקצועית. חשוב שהמסר השיווקי יהיה חד וברור - מה בדיוק ילמדו המשתתפים, למי זה מתאים, מה המחירים ומתי הפעילות מתקיימת. בשיווק סדנאות והרצאות לארגונים, הדגש מעט שונה: כדאי להציג את הערך לארגון ולקהל העובדים ולהציע פורמט שניתן להתאים לאופי האירוע, למספר המשתתפים ולמטרות המזמין.

ניהול המשתתפים והפעילות:

כבר מהמשתתף הראשון שנרשם, כדאי להקפיד על ניהול מסודר של רשימת המשתתפים, ורצוי באופן דיגיטלי שיאפשר לכם לעדכן ולעקוב בקלות: פרטי הקשר של כל משתתף, מועדי המפגשים והתשלום, ואם צריך גם ביטולים, שיעורי ניסיון או הרשמה מאוחרת. ישנם גם קורסים בהם ניתן להציע כמה מסלולי הרשמה, מועדים או מחירים שונים. שימו לב שבפעילות לילדים, צריך לפעמים לנהל בנפרד את פרטי ההורה והילד. טופס דיגיטלי שנשלח למתעניינים, יכול להקל מאוד על בניית מסד הנתונים וניהול ההרשמה, התשלום והנוכחות. 

התאמת דרך הגבייה לסוג העסק:

בסדנה או בהרצאה חד־פעמית, שבה המשתתף נרשם ומשלם פעם אחת, יכול להיות נוח לאפשר קבלת תשלום מרחוק, למשל באמצעות קישור שנשלח במייל או ב-SMS. בחוגים או קורסים של כמה מפגשים קבועים אפשר לשקול חיוב חוזר, שמצמצם את הצורך לגבות את התשלום מחדש בכל חודש. 

ישראכרט לעסקים - פתרונות תשלום וניהול לפעילות הדרכה:

ישראכרט לעסקים מציעה פתרונות לקבלת וניהול תשלומים שיכולים להתאים גם לחוגים, סדנאות וקורסים, בהם שליחת לינק לתשלום, חיובים חוזרים, מעקב אחר בקשות תשלום ועסקאות והפקת חשבוניות דיגיטליות. לצד פתרונות הגבייה, החשבון העסקי של ישראכרט מאפשר לרכז במקום אחד גם סליקה מרחוק, מעקב אחר הכנסות והוצאות והפקת חשבוניות דיגיטליות במסגרת שירות החשבוניות. ככל שמספר המשתתפים והעסקאות גדל, ריכוז הפעילות יכול לצמצם את הצורך לעבור בין מערכות שונות ולהקל על הניהול השוטף.

בשורה התחתונה, הפיכת ידע מקצועי לפעילות של חוגים, סדנאות, קורסים או הרצאות יכולה להיות עוד אחת מהפעילויות של העסק שלכם - אבל גם לפתוח עבורכם דרך חדשה לחלוטין. אפשר להתחיל בפעילות מצומצמת, לבדוק אילו קהלים ופאופנים עובדים טוב יותר עבורכם, ורק אז להרחיב. תכנון מראש של התוכן, התמחור, ההרשמה והגבייה יעזור להפוך את הידע שכבר צברתם למקור הכנסה חדש, שמסייע להרחיב את העסק ולשמור על יציבותו.